Locar notebooks ou ampliar o parque próprio é uma daquelas decisões que mexem com TI, financeiro e até com RH ao mesmo tempo. De um lado, está a sensação de controle da compra tradicional.
Do outro, a flexibilidade de locar notebooks e transformar hardware em serviço, com custo previsível por mês e menos dor de cabeça com manutenção, troca e logística.
Se a sua empresa está em crescimento, com times remotos, squads temporários, projetos com prazo definido ou um modelo híbrido que muda o tempo todo, é normal que essa conta comece a ficar confusa.
A pergunta que surge é simples: em que momento faz mais sentido locar notebooks em vez de continuar ampliando o parque próprio? E como calcular esse ponto de virada com números, não só com sensação.
Neste artigo da Uniir, vamos olhar para essa decisão de forma prática, trazendo custos, cenários, riscos e um passo a passo para você montar a sua própria análise. A ideia não é dizer que locar notebooks é sempre melhor, e sim mostrar quando a locação começa a ganhar do parque próprio e como a Uniir pode entrar justamente nessa virada.
Antes de falar em planilha, vale entender por que esse assunto ganhou tanta força nos últimos anos. O modelo de trabalho mudou, as operações estão mais digitais e a necessidade de mobilidade aumentou muito.
Alguns sinais costumam acender o alerta para rever o modelo de parque próprio:
Quando esses pontos aparecem ao mesmo tempo, a locação passa a ser uma alternativa concreta, não só um conceito.
E é aqui que entra a ideia de locar notebooks com um parceiro especializado como a Uniir, que já está estruturada para lidar com volume, logística, suporte e governança.
Locar notebooks não é apenas “pegar equipamento emprestado”. É contratar um serviço completo, em que o notebook passa a ser um ativo operacional, com gestão, suporte e regras combinadas desde o início.
Na prática, quando você decide locar notebooks, está contratando:
A Uniir é especializada em locação de dispositivos para empresas, com foco em mobilidade e produtividade.
Na locação de notebooks, a empresa ajuda desde a definição de perfis de equipamentos até a logística e o suporte durante o contrato.
Isso significa que, em vez de TI comprar, configurar, embalar e enviar cada notebook, a Uniir assume boa parte desse trabalho, sempre alinhada às diretrizes da sua empresa.
A locação deixa de ser só “ter o equipamento” e passa a ser “ter a operação rodando” com previsibilidade.
Existem situações em que locar notebooks quase sempre tende a ser mais inteligente do que ampliar o parque próprio. Por exemplo:
Nesses cenários, comprar notebooks para tudo gera estoque parado, ativo ocioso e custo de manutenção desnecessário. Locar notebooks permite subir e descer operações sem ficar “preso” ao parque que você criou.
Quando a empresa decide ampliar o parque próprio, o primeiro número que aparece é o preço de compra do notebook. Mas esse é só o começo.
O custo real de um parque próprio é maior e aparece no tempo, não apenas na nota fiscal.
Aqui entram os custos que todo mundo enxerga:
Esses valores vão direto para o orçamento de CAPEX e pesam no caixa, especialmente se a empresa estiver comprando muitos notebooks de uma vez.
O TCO (custo total de propriedade) é onde muitos projetos travam. Além da compra, é preciso considerar:
Quando essa conta é feita para um período de 3 a 5 anos, muitos gestores percebem que o parque próprio custa bem mais do que apareceu na primeira planilha.
É justamente nesse espaço entre “custo de compra” e “custo total” que a locação começa a ficar interessante.
Chegar ao ponto de virada não é adivinhação, é método. Você pode montar uma análise simples em quatro passos, usando dados da sua operação e condições reais de locação de notebooks com parceiros como a Uniir.
O primeiro passo é entender como a sua empresa usa notebooks hoje e como pretende usar no futuro. Alguns recortes ajudam:
Com esse mapa, você consegue separar o parque em dois blocos: a base estrutural (que faz sentido ficar no parque próprio) e a parte variável, que pode ser atendida com locar notebooks.
Aqui, a ideia é colocar na planilha:
Você pode distribuir esse custo no tempo, chegando a um valor mensal “por notebook” na compra, já considerando TCO.
Em paralelo, você precisa trazer para a planilha a proposta de locar notebooks com a Uniir ou outro parceiro. Nesse cálculo entram:
A grande vantagem é que, na locação, grande parte do que seria custo de TI, logística e ociosidade já está incorporada na mensalidade.
Com os dois lados na mesa, três perguntas ajudam a achar o ponto de virada:
Na prática, a experiência da Uniir mostra que, quanto mais variável é a demanda, mais cedo a locação se torna vantajosa. Em times estáveis e pouco voláteis, o parque próprio pode continuar fazendo sentido, principalmente se for bem gerido. A chave é não olhar para a empresa como um bloco único, e sim segmentar por perfil de uso.
Para tirar a análise do abstrato, vale olhar para alguns cenários típicos em que locar notebooks costuma se destacar.
Quando a empresa quer testar um novo produto, um novo modelo de atendimento ou um formato de trabalho, faz pouco sentido comprar dezenas de notebooks para algo que pode durar poucos meses.
Locar notebooks aqui traz vantagens claras:
Empresas que trabalham com campanhas, datas sazonais ou operações de campo intensas em certos períodos (como pesquisas, ações promocionais ou mutirões de vendas) sofrem com o vai e vem de pessoas.
Comprar notebooks para todos esses picos costuma gerar:
Locar notebooks resolve justamente esse “zigue-zague”, porque o contrato acompanha a curva da operação.
Se a empresa está se espalhando pelo país ou montando squads em outras cidades, a logística entra forte na conta. Comprar notebooks e cuidar de envio, troca e devolução é caro e trabalhoso.
Com a locação, esse esforço migra para o parceiro. A Uniir, por exemplo, cuida do envio dos notebooks, da logística reversa e da substituição em caso de problema, mantendo o time operando sem que TI precise virar uma transportadora.
Mais do que entregar notebooks, a Uniir ajuda empresas a estruturar essa análise de forma pé no chão. Isso passa por entender:
Como a Uniir vive o dia a dia de locar notebooks para empresas com perfis diferentes, a equipe já enxerga padrões de uso, ligações com KPIs e boas práticas de implementação. O resultado é um desenho de solução que vai além do “quantas máquinas você quer” e entra na discussão de produtividade, governança e fluxo de caixa.
Não necessariamente. Em operações muito estáveis, com pouca rotatividade, parque bem gerido e horizonte longo, a compra ainda pode ser competitiva, principalmente se a empresa tiver estrutura para lidar com manutenção, logística e segurança.
A locação tende a ser mais vantajosa quando:
O importante é comparar cenário a cenário, e não tentar chegar a uma resposta única para toda a empresa.
Você não precisa virar a chave do dia para a noite. Muitos clientes da Uniir começam com:
A partir dos resultados, fica mais fácil ampliar o escopo, migrando outros pedaços da operação para a locação. O ponto é usar dados reais da sua empresa para decidir, e não só referências externas.
Segurança não depende apenas de quem é o dono físico do notebook, mas de como ele é gerido. Na locação, é possível definir políticas de segurança, criptografia, bloqueios, senhas e padrões de acesso que seguem as regras da empresa.
O parceiro de locação atua junto com o time de TI para garantir:
A Uniir trabalha alinhada às exigências de segurança dos clientes, ajudando a colocar essas políticas em prática no dia a dia.
Quando o contrato de locar notebooks termina, os equipamentos retornam para o parceiro, que faz a gestão do ciclo de vida: higienização, checagem de hardware, sanitização de dados e encaminhamento conforme as políticas internas.
Na sua empresa, isso significa:
Cada área olha para um pedaço do problema:
Ao locar notebooks com a Uniir, essas necessidades são consideradas desde o início na montagem da solução. O resultado é um modelo em que:
A locação deixa de ser apenas um custo mensal e vira parte da estratégia de como a empresa equipa as pessoas para trabalhar.
No fim, a pergunta “vale a pena locar notebooks ou ampliar o parque próprio” não tem resposta única.
Ela depende de como a sua empresa cresce, de quantos projetos sobem e descem por ano, de quanto tempo TI consegue dedicar à gestão de hardware e de quanta flexibilidade o financeiro precisa para não travar o caixa.
O ponto de virada aparece quando você enxerga claramente que:
É justamente nesses pedaços variáveis que a Uniir pode ser a parceira certa. A empresa não entrega apenas notebooks, e sim uma operação de locação pensada para produtividade, segurança e previsibilidade, conectando TI, financeiro e RH na mesma solução.
Se a sua empresa está nesse momento de revisão, vale dar o próximo passo: mapear cenários, montar a análise de TCO e conversar com a Uniir para desenhar um modelo que faça sentido para a sua realidade.
A partir daí, locar notebooks deixa de ser só uma ideia e passa a ser uma decisão suportada por dados, prazos e resultados concretos.
